Checklist feest organiseren

12 maanden voorafgaand aan het feest

Vaststellen van de feestdatum

→ Houd rekening met vakanties, feestdagen en evenementen

Budget vaststellen en begroting maken

→ Inclusief: locatie, organisatie, DJ, catering en andere inhuur.

Neem vrije dagen op

→ Rondom de feestdatum nog wat extra dagen? Rekening houden met laatste voorbereidingen en een kater.

Overweeg professionele organisatiehulp

→ Een weddingplanner of een eventmanager. Als je genoeg tijd hebt kun je dit ook zelf doen.

6 maanden voorafgaand aan het feest

Stel de gastenlijst samen

→ Kies een gepaste groepsgrootte. De samenstelling van de groep is mede bepalend voor de sfeer van de avond.

Kies de locatie voor je feest

→ Een externe evenementenlocatie kan veel zorgen ontnemen, zij zorgen meestal ook voor catering, schoonmaak en contact met leveranciers.

Regel de catering

→ Dit kun je zelf doen of uitbesteden, als je het uitbesteedt scheelt dit een hoop werk. Let wel goed op de grote prijsverschillen tussen cateraars.

Boek een DJ

→ Doe dit tijdig, die ene leuke DJ kan maar op 1 plek tegelijk zijn. Klik hier voor de 10 tips voor het kiezen ben de beste DJ

Regel een fotograaf

→ Dit kan een vriend/familielid doen of een professionele fotograaf.

Overweeg een fotobooth of videogastenboek

→ Alle gasten kunnen op de foto in of bij de fotobooth, zo heb je een leuke herinnering van iedereen die er was.

Werk de begroting bij

→ Op basis van ontvangen offertes. Zet alles op papier en leg alle overeenkomsten vast met leveranciers.

Maak een voorlopig draaiboek

→ Zet alles wat er op het feest moet gebeuren onder elkaar, met daarbij wie verantwoordelijk is en eventueel met een tijd.

Kies een thema

→ Maak het jezelf en je gasten niet erg moeilijk met een te ingewikkeld thema. Laat niet iedereen in Star Wars outfit komen maar kies bijvoorbeeld een kleur.

Kies een ontwerp voor de uitnodigingen

→ Dit kan gedrukt of geschreven of via email of Facebook. Handgeschreven = persoonlijk & Facebook = onpersoonlijk

Promotie van het feest

→ Organiseer je een openbaar of groter feest, dan moet je promotie doen. Online kun je via Facebook kun je berichten promoten of je kunt posters en/of flyers ontwerpen

3 maanden voorafgaand aan het feest

Bestel drukwerk en begin met promotie

→ Eventueel drukwerk, posters en flyers bestellen

2 maanden voorafgaand aan het feest

Verstuur de uitnodigingen

→ Eventueel met routebeschrijving

Bestel de aankleding voor de locatie

→ Kleed de locatie aan.

Maak een boodschappenlijst

→ Als je zelf de catering gaat doen. Lang houdbare boodschappen kun je al kopen.

Houdt reacties op uitnodigingen bij

→ Maak een lijst met welke gasten wel of niet op het feest aanwezig zullen zijn.

Regel laatste zaken met de cateraar

→ Bespreek de volgende punten: het definitieve aantal gasten, het menu en/of de hapjes en het definitieve aantal gasten.

Regel de laatste zaken met de DJ

→ Spreek nog even de avond door, heb het over bijzonderheden

Licht de buren op tijd in

→ Leuke buren? Nodig ze uit. Anders doet een flesje wijn wonderen.

Doe de laatste boodschappen

→ Pak je boodschappenlijstje erbij.

Laatste check

Neem deze lijst nog één keer door

→ En misschien het draaiboek

Voer je emailadres in en mail de ingevulde checklist naar je eigen emailadres. Vergeet niet op versturen te klikken.