Checklist feest organiseren

Checklist feest organiseren

12 maanden voorafgaand aan het feest

→ Houd rekening met vakanties, feestdagen en evenementen

→ Inclusief: locatie, organisatie, DJ, catering en andere inhuur.

→ Rondom de feestdatum nog wat extra dagen? Rekening houden met laatste voorbereidingen en een kater.

→ Een weddingplanner of een eventmanager. Als je genoeg tijd hebt kun je dit ook zelf doen.

6 maanden voorafgaand aan het feest

→ Kies een gepaste groepsgrootte. De samenstelling van de groep is mede bepalend voor de sfeer van de avond.

→ Een externe evenementenlocatie kan veel zorgen ontnemen, zij zorgen meestal ook voor catering, schoonmaak en contact met leveranciers.

→ Dit kun je zelf doen of uitbesteden, als je het uitbesteedt scheelt dit een hoop werk. Let wel goed op de grote prijsverschillen tussen cateraars.

→ Doe dit tijdig, die ene leuke DJ kan maar op 1 plek tegelijk zijn. Klik hier voor de 10 tips voor het kiezen ben de beste DJ

→ Dit kan een vriend/familielid doen of een professionele fotograaf.

→ Alle gasten kunnen op de foto in of bij de fotobooth, zo heb je een leuke herinnering van iedereen die er was.

→ Op basis van ontvangen offertes. Zet alles op papier en leg alle overeenkomsten vast met leveranciers.

→ Zet alles wat er op het feest moet gebeuren onder elkaar, met daarbij wie verantwoordelijk is en eventueel met een tijd.

→ Maak het jezelf en je gasten niet erg moeilijk met een te ingewikkeld thema. Laat niet iedereen in Star Wars outfit komen maar kies bijvoorbeeld een kleur.

→ Dit kan gedrukt of geschreven of via email of Facebook. Handgeschreven = persoonlijk & Facebook = onpersoonlijk

→ Organiseer je een openbaar of groter feest, dan moet je promotie doen. Online kun je via Facebook kun je berichten promoten of je kunt posters en/of flyers ontwerpen

3 maanden voorafgaand aan het feest

→ Eventueel drukwerk, posters en flyers bestellen

2 maanden voorafgaand aan het feest

→ Eventueel met routebeschrijving

→ Kleed de locatie aan.

→ Als je zelf de catering gaat doen. Lang houdbare boodschappen kun je al kopen.

→ Maak een lijst met welke gasten wel of niet op het feest aanwezig zullen zijn.

→ Bespreek de volgende punten: het definitieve aantal gasten, het menu en/of de hapjes en het definitieve aantal gasten.

→ Spreek nog even de avond door, heb het over bijzonderheden

→ Leuke buren? Nodig ze uit. Anders doet een flesje wijn wonderen.

→ Pak je boodschappenlijstje erbij.

Laatste check

→ En misschien het draaiboek

Voer je emailadres in en mail de ingevulde checklist naar je eigen emailadres. Vergeet niet op versturen te klikken.

Δ